信息系統(tǒng)一旦發(fā)生負 庫存 現(xiàn)象，將會對門店的日常經(jīng)營管理帶來極大的障礙。對于負 庫存 問題,零售企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日常經(jīng)營管理中嚴加防范，防患于未然，進而使信息系統(tǒng)所統(tǒng)計匯總的數(shù)據(jù)起到真正的經(jīng)營和管理作用。
系統(tǒng)出現(xiàn)負 庫存 的原因，可大致分為三類:
■信息滯后型
1、 無訂單收貨
門店在驗收某些緊急驗收的商品時，沒有收到訂單，同時系統(tǒng)也不支持無訂單驗收商品，就會出現(xiàn)商品已經(jīng)在門店先上架銷售，而系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)沒有入賬現(xiàn)象。
有兩種措施可以解決此問題：（1）系統(tǒng)支持門店的收貨部接受緊急訂單的商品；（2）采購部在第一時間及時補下商品的訂單，以保證門店的商品 庫存 的準確性。
２、 庫存 調(diào)整單錄入延遲
門店的商品盤點或者報損工作需要調(diào)整商品 庫存 ，而由于種種原因，商品 庫存 調(diào)整信息沒有錄入系統(tǒng)，系統(tǒng) 庫存 將會一直維持不準確的現(xiàn)象。對于這些需要的 庫存 調(diào)整商品，應(yīng)要求門店系統(tǒng)和工作人員都要及時錄入并在系統(tǒng)中反映出系統(tǒng) 庫存 信息的變動。
３、 系統(tǒng)故障
連鎖零售企業(yè)的信息系統(tǒng)會出現(xiàn)一些系統(tǒng)故障，導(dǎo)致信息中心日結(jié)不成功，那么當(dāng)日的商品銷售信息不能進入系統(tǒng)，也會發(fā)生此種現(xiàn)象。
■突發(fā)異常型
1、 遺漏粘貼店內(nèi)碼錯誤
連鎖門店有些商品需要粘貼店內(nèi)條碼，如果因工作失誤沒有粘貼條碼就進入賣場銷售，就會出現(xiàn)銷售前臺的POS收款機按照原商品的條形碼進行銷售，發(fā)生原商品檔案商品成為負 庫存 ，而應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)碼的商品未銷售。
避免此類事情發(fā)生的措施是：（1）門店收貨部或者其他驗收貨人員在驗收供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)條碼的商品時，必須在已經(jīng)正確粘貼了店內(nèi)條碼后驗收商品，嚴禁沒有粘貼商品條碼的商品直接驗收入庫的現(xiàn)象；（2）對于門店自營或者需要二次組合銷售包裝的商品，貼碼工作可以放在配送中心出庫前做好，做到不貼條碼不出庫；（3）對于大型綜合超市有商品滯貨區(qū)的門店，可以在收貨部單獨設(shè)置貼碼區(qū)，并在堆放的商品上明示需要貼碼，在正確粘貼了商品條碼后方能進場。
2、 秤重條碼有誤
通常大型連鎖門店的經(jīng)營范圍包括散裝商品或其他生鮮的秤重商品，有時候會出現(xiàn)秤重商品PLU編號混亂或者重碼的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致商品的系統(tǒng)信息與電子秤信息不符合，導(dǎo)致秤重商品銷售混亂，商品 庫存 出現(xiàn)差異。另外，有時也會出現(xiàn)電子秤工作人員錄錯商品PLU編號的現(xiàn)象，導(dǎo)致稱重商品銷售出錯，而通常情況下，這種錯誤在收銀臺掃描時也很難發(fā)現(xiàn)，于是便出現(xiàn)了負 庫存 。
這種情況的解決辦法是：首先必須從源頭加以杜絕，采購人員在樣品資料登錄時就要綜合檢查，而在門店必須通過對錯碼、重碼商品匯總、記錄、并進行標識、上報信息部門進行資料變更或修改。最好是將商場現(xiàn)存錯碼、重碼商品匯總成清單交收銀員與陳列人員各一份便于提醒。而由于秤重商品的條碼輸入人員粗心大意或未按工作流程操作所致的現(xiàn)象，建議對電子稱操作人員實施定時責(zé)任分工，對可以推測屬于該類責(zé)任問題時必須實施明確的處罰。通過“報表查詢”中的“銷售流水清單”可以確認出發(fā)生負 庫存 單品的時間、收銀員工號或稱重時間從而找出該時間的電子稱操作人員，確認出責(zé)任人后按照造成每個單品一級處理的原則，并負責(zé)因此造成的銷售虧損金額，實踐證明通過如此操作可以大大加強電子秤操作人員的責(zé)任心和準確率。
3、組合銷售產(chǎn)品
零售企業(yè)經(jīng)常會為了促銷商品而將一些商品組合銷售或者捆綁銷售，例如買A商品送B商品，3個C商品的特價包裝。這些商品在進入賣場銷售時，有時會出現(xiàn)分拆的現(xiàn)象，即被當(dāng)作拆零銷售。如買奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店內(nèi)的商品，前臺將奶粉和奶瓶當(dāng)兩個商品掃碼，也就會發(fā)生奶瓶的負 庫存 。
對于此類事件的解決措施是：（1）每天早上收銀員應(yīng)當(dāng)先熟悉門店所出售的促銷商品的情況，以減少此類事情的發(fā)生幾率；（2）各個商品部門應(yīng)當(dāng)在此類商品上架前，及時通知門店的收銀員，以便減少錯誤；（3）對于捆綁銷售的商品實行單獨貼店內(nèi)碼銷售的方式，并將原有不用的條碼用空白條碼紙粘貼覆蓋，從而解決這一問題。
4、不同規(guī)格的商品銷售混亂
門店的商品有些是單個銷售的，有些是整箱銷售的。通常情況下，對于這兩種規(guī)格的商品認為是兩個商品，這一點是因為整箱銷售的商品條碼與單個銷售的商品條碼是一致的。但是，當(dāng)某一個規(guī)格的商品銷售斷貨時，另一商品 庫存 經(jīng)常會被分拆或者組合為另一種商品銷售。
一般對于這一部分商品的處理方式是：明確界定兩種商品的 庫存 存放標志，不至于 庫存 商品混亂。一旦發(fā)現(xiàn)一種商品斷貨即撤銷原商品的陳列位，注明已經(jīng)缺貨，并告知門店營運人員缺貨情況，同時從另外一種商品的 庫存 做商品 庫存 的調(diào)整轉(zhuǎn)移，作為另外一種商品的補充，進而保證商品的 庫存 準確性。
還有一個監(jiān)督商品規(guī)格的方法是對門店的組合銷售商品進行匯總記錄，并定期核對系統(tǒng)與實物 庫存 ，及時進行修正，對商品的銷售規(guī)格進行統(tǒng)一管理，定期檢查，及時維護系統(tǒng) 庫存 信息，重視驗收環(huán)節(jié)，如果商品包裝規(guī)格不符，則不能驗收入庫。
5、驗收錯誤
有時，配送中心或供應(yīng)商發(fā)貨時由于商品細小的區(qū)別誤將單據(jù)開錯，而門店在驗收時也沒有驗收出來，這樣入錯庫，從而導(dǎo)致負 庫存 產(chǎn)生。另外也會有商品原始包裝出現(xiàn)錯誤，將多個不同的商品裝入一個包裝箱內(nèi)，在配送中心驗收及門店驗收時均未發(fā)現(xiàn)，從而入庫出現(xiàn) 庫存 不準，便發(fā)生了負 庫存 。這種由于收貨部或者驗收貨人員在收貨時候發(fā)生錯誤，將商品實收數(shù)量填錯，導(dǎo)致門店 庫存 與實際不符，這樣也會影響門店的正常 庫存 。
對于這種問題的解決方法是：（1）在收貨時，加強對于驗收貨的二次驗收管理，驗收人員在拆箱上貨時還要注意箱內(nèi)是否完全是一種商品，發(fā)現(xiàn)有問題的應(yīng)立即核對系統(tǒng)，盡量杜絕此類事件的發(fā)生;（2）訂貨下訂單時，需要參考營業(yè)現(xiàn)場的信息反饋和后臺的電腦 庫存 門店的兩方面結(jié)果，以避免重復(fù)要貨或長期斷貨的現(xiàn)象發(fā)生;（3）一旦發(fā)現(xiàn)商品 庫存 出現(xiàn)重大差異，須組織商品的《驗收入庫單》上的實際驗收人、審核人、供應(yīng)商當(dāng)事人核對實際商品 庫存 ，嚴格追查差異問題，提高商品的驗收準確性。
6、 收銀錯誤
收銀臺掃碼錯誤或手輸條碼時發(fā)生錯誤，也會將商品錯誤的售出，有時會因為條碼掃描器的識別錯誤或者商品包裝的條碼不規(guī)范，而導(dǎo)致款臺的收款錯誤。避免這種情況發(fā)生的方法是:對收銀員要嚴格培訓(xùn)，盡量掃描錄入商品信息，當(dāng)存在商品條碼掃描困難的時候，一定要確認商品錄入無誤，同時也要通過一些監(jiān)控設(shè)備保證監(jiān)督收銀員的商品收款工作的正確和準確性。
7、 收貨部退貨或者返廠錯誤
連鎖門店的某些商品或配送中心退貨給供應(yīng)商時，有時會出現(xiàn)商品退貨有誤，尤其是一些殘損商品由于管理不善，已無法判斷商品的屬性，導(dǎo)致商品的退換貨錯誤，商品返廠單的數(shù)量填寫有誤，進而影響到商品的系統(tǒng) 庫存 的準確性。
對于這一方面，我們要求退換貨商品要妥善保管，準確記錄，驗收出庫的時候要有多人檢查，以免出錯。
8、客服換貨出錯
由于大部分商品退換貨是由門店前臺的顧客服務(wù)部負責(zé)退換貨，而顧客服務(wù)部對于商品不是很熟悉，出現(xiàn)退換的商品錯退或錯換，就必然會影響到商品 庫存 的準確性。有些門店在顧客退換貨時會出現(xiàn)退貨的是A商品結(jié)果系統(tǒng)錄入退貨B商品，這種情況一般是因為商品的銷售小票丟失，門店判斷商品不準確導(dǎo)致的。對于這種情況，一般門店要求的是退換商品必須持有商品銷售小票，同時還需要門店的所在柜組負責(zé)人確認商品之后辦理商品的退換貨作業(yè)，以避免商品的退換貨錯誤。
9、盜竊行為
顧客圖小利，調(diào)換價格不同的商品外包裝，就會使價格高的商品的 庫存 虛增，而價格低的商品的電腦 庫存 減少，進而導(dǎo)致商品 庫存 有誤，這種情況一般我們要求前臺的收款人員對于箱裝商品或者牙膏、禮盒等商品的內(nèi)外包裝進行確認，對于個別價格昂貴的商品采用單獨開票，單獨結(jié)算的方式進行，以避免商品的丟失和商品的包裝偷換。
10、 盤點失誤
盤點中將單品 庫存 漏盤或錯盤，致使單品賬面 庫存 與實際不符，這樣，商品繼續(xù)銷售就可能產(chǎn)生負 庫存 現(xiàn)象。所以，對于商品 庫存 信息調(diào)整類型單據(jù)需要進行二次的復(fù)核，在確認商品 庫存 信息的問題后進行調(diào)整。
■系統(tǒng)核算攤銷型
在日常的業(yè)務(wù)管理操作中，有一些業(yè)務(wù)規(guī)則和系統(tǒng)核算攤銷的方式也是導(dǎo)致商品系統(tǒng)負 庫存 出現(xiàn)的原因的來源，雖然這種情況通常不會影響到門店的正常營運和日常管理，但仍需要注意和防范。
系統(tǒng)出現(xiàn)負 庫存 的原因，可大致分為三類:
■信息滯后型
1、 無訂單收貨
門店在驗收某些緊急驗收的商品時，沒有收到訂單，同時系統(tǒng)也不支持無訂單驗收商品，就會出現(xiàn)商品已經(jīng)在門店先上架銷售，而系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)沒有入賬現(xiàn)象。
有兩種措施可以解決此問題：（1）系統(tǒng)支持門店的收貨部接受緊急訂單的商品；（2）采購部在第一時間及時補下商品的訂單，以保證門店的商品 庫存 的準確性。
２、 庫存 調(diào)整單錄入延遲
門店的商品盤點或者報損工作需要調(diào)整商品 庫存 ，而由于種種原因，商品 庫存 調(diào)整信息沒有錄入系統(tǒng)，系統(tǒng) 庫存 將會一直維持不準確的現(xiàn)象。對于這些需要的 庫存 調(diào)整商品，應(yīng)要求門店系統(tǒng)和工作人員都要及時錄入并在系統(tǒng)中反映出系統(tǒng) 庫存 信息的變動。
３、 系統(tǒng)故障
連鎖零售企業(yè)的信息系統(tǒng)會出現(xiàn)一些系統(tǒng)故障，導(dǎo)致信息中心日結(jié)不成功，那么當(dāng)日的商品銷售信息不能進入系統(tǒng)，也會發(fā)生此種現(xiàn)象。
■突發(fā)異常型
1、 遺漏粘貼店內(nèi)碼錯誤
連鎖門店有些商品需要粘貼店內(nèi)條碼，如果因工作失誤沒有粘貼條碼就進入賣場銷售，就會出現(xiàn)銷售前臺的POS收款機按照原商品的條形碼進行銷售，發(fā)生原商品檔案商品成為負 庫存 ，而應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)碼的商品未銷售。
避免此類事情發(fā)生的措施是：（1）門店收貨部或者其他驗收貨人員在驗收供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)條碼的商品時，必須在已經(jīng)正確粘貼了店內(nèi)條碼后驗收商品，嚴禁沒有粘貼商品條碼的商品直接驗收入庫的現(xiàn)象；（2）對于門店自營或者需要二次組合銷售包裝的商品，貼碼工作可以放在配送中心出庫前做好，做到不貼條碼不出庫；（3）對于大型綜合超市有商品滯貨區(qū)的門店，可以在收貨部單獨設(shè)置貼碼區(qū)，并在堆放的商品上明示需要貼碼，在正確粘貼了商品條碼后方能進場。
2、 秤重條碼有誤
通常大型連鎖門店的經(jīng)營范圍包括散裝商品或其他生鮮的秤重商品，有時候會出現(xiàn)秤重商品PLU編號混亂或者重碼的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致商品的系統(tǒng)信息與電子秤信息不符合，導(dǎo)致秤重商品銷售混亂，商品 庫存 出現(xiàn)差異。另外，有時也會出現(xiàn)電子秤工作人員錄錯商品PLU編號的現(xiàn)象，導(dǎo)致稱重商品銷售出錯，而通常情況下，這種錯誤在收銀臺掃描時也很難發(fā)現(xiàn)，于是便出現(xiàn)了負 庫存 。
這種情況的解決辦法是：首先必須從源頭加以杜絕，采購人員在樣品資料登錄時就要綜合檢查，而在門店必須通過對錯碼、重碼商品匯總、記錄、并進行標識、上報信息部門進行資料變更或修改。最好是將商場現(xiàn)存錯碼、重碼商品匯總成清單交收銀員與陳列人員各一份便于提醒。而由于秤重商品的條碼輸入人員粗心大意或未按工作流程操作所致的現(xiàn)象，建議對電子稱操作人員實施定時責(zé)任分工，對可以推測屬于該類責(zé)任問題時必須實施明確的處罰。通過“報表查詢”中的“銷售流水清單”可以確認出發(fā)生負 庫存 單品的時間、收銀員工號或稱重時間從而找出該時間的電子稱操作人員，確認出責(zé)任人后按照造成每個單品一級處理的原則，并負責(zé)因此造成的銷售虧損金額，實踐證明通過如此操作可以大大加強電子秤操作人員的責(zé)任心和準確率。
3、組合銷售產(chǎn)品
零售企業(yè)經(jīng)常會為了促銷商品而將一些商品組合銷售或者捆綁銷售，例如買A商品送B商品，3個C商品的特價包裝。這些商品在進入賣場銷售時，有時會出現(xiàn)分拆的現(xiàn)象，即被當(dāng)作拆零銷售。如買奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店內(nèi)的商品，前臺將奶粉和奶瓶當(dāng)兩個商品掃碼，也就會發(fā)生奶瓶的負 庫存 。
對于此類事件的解決措施是：（1）每天早上收銀員應(yīng)當(dāng)先熟悉門店所出售的促銷商品的情況，以減少此類事情的發(fā)生幾率；（2）各個商品部門應(yīng)當(dāng)在此類商品上架前，及時通知門店的收銀員，以便減少錯誤；（3）對于捆綁銷售的商品實行單獨貼店內(nèi)碼銷售的方式，并將原有不用的條碼用空白條碼紙粘貼覆蓋，從而解決這一問題。
4、不同規(guī)格的商品銷售混亂
門店的商品有些是單個銷售的，有些是整箱銷售的。通常情況下，對于這兩種規(guī)格的商品認為是兩個商品，這一點是因為整箱銷售的商品條碼與單個銷售的商品條碼是一致的。但是，當(dāng)某一個規(guī)格的商品銷售斷貨時，另一商品 庫存 經(jīng)常會被分拆或者組合為另一種商品銷售。
一般對于這一部分商品的處理方式是：明確界定兩種商品的 庫存 存放標志，不至于 庫存 商品混亂。一旦發(fā)現(xiàn)一種商品斷貨即撤銷原商品的陳列位，注明已經(jīng)缺貨，并告知門店營運人員缺貨情況，同時從另外一種商品的 庫存 做商品 庫存 的調(diào)整轉(zhuǎn)移，作為另外一種商品的補充，進而保證商品的 庫存 準確性。
還有一個監(jiān)督商品規(guī)格的方法是對門店的組合銷售商品進行匯總記錄，并定期核對系統(tǒng)與實物 庫存 ，及時進行修正，對商品的銷售規(guī)格進行統(tǒng)一管理，定期檢查，及時維護系統(tǒng) 庫存 信息，重視驗收環(huán)節(jié)，如果商品包裝規(guī)格不符，則不能驗收入庫。
5、驗收錯誤
有時，配送中心或供應(yīng)商發(fā)貨時由于商品細小的區(qū)別誤將單據(jù)開錯，而門店在驗收時也沒有驗收出來，這樣入錯庫，從而導(dǎo)致負 庫存 產(chǎn)生。另外也會有商品原始包裝出現(xiàn)錯誤，將多個不同的商品裝入一個包裝箱內(nèi)，在配送中心驗收及門店驗收時均未發(fā)現(xiàn)，從而入庫出現(xiàn) 庫存 不準，便發(fā)生了負 庫存 。這種由于收貨部或者驗收貨人員在收貨時候發(fā)生錯誤，將商品實收數(shù)量填錯，導(dǎo)致門店 庫存 與實際不符，這樣也會影響門店的正常 庫存 。
對于這種問題的解決方法是：（1）在收貨時，加強對于驗收貨的二次驗收管理，驗收人員在拆箱上貨時還要注意箱內(nèi)是否完全是一種商品，發(fā)現(xiàn)有問題的應(yīng)立即核對系統(tǒng)，盡量杜絕此類事件的發(fā)生;（2）訂貨下訂單時，需要參考營業(yè)現(xiàn)場的信息反饋和后臺的電腦 庫存 門店的兩方面結(jié)果，以避免重復(fù)要貨或長期斷貨的現(xiàn)象發(fā)生;（3）一旦發(fā)現(xiàn)商品 庫存 出現(xiàn)重大差異，須組織商品的《驗收入庫單》上的實際驗收人、審核人、供應(yīng)商當(dāng)事人核對實際商品 庫存 ，嚴格追查差異問題，提高商品的驗收準確性。
6、 收銀錯誤
收銀臺掃碼錯誤或手輸條碼時發(fā)生錯誤，也會將商品錯誤的售出，有時會因為條碼掃描器的識別錯誤或者商品包裝的條碼不規(guī)范，而導(dǎo)致款臺的收款錯誤。避免這種情況發(fā)生的方法是:對收銀員要嚴格培訓(xùn)，盡量掃描錄入商品信息，當(dāng)存在商品條碼掃描困難的時候，一定要確認商品錄入無誤，同時也要通過一些監(jiān)控設(shè)備保證監(jiān)督收銀員的商品收款工作的正確和準確性。
7、 收貨部退貨或者返廠錯誤
連鎖門店的某些商品或配送中心退貨給供應(yīng)商時，有時會出現(xiàn)商品退貨有誤，尤其是一些殘損商品由于管理不善，已無法判斷商品的屬性，導(dǎo)致商品的退換貨錯誤，商品返廠單的數(shù)量填寫有誤，進而影響到商品的系統(tǒng) 庫存 的準確性。
對于這一方面，我們要求退換貨商品要妥善保管，準確記錄，驗收出庫的時候要有多人檢查，以免出錯。
8、客服換貨出錯
由于大部分商品退換貨是由門店前臺的顧客服務(wù)部負責(zé)退換貨，而顧客服務(wù)部對于商品不是很熟悉，出現(xiàn)退換的商品錯退或錯換，就必然會影響到商品 庫存 的準確性。有些門店在顧客退換貨時會出現(xiàn)退貨的是A商品結(jié)果系統(tǒng)錄入退貨B商品，這種情況一般是因為商品的銷售小票丟失，門店判斷商品不準確導(dǎo)致的。對于這種情況，一般門店要求的是退換商品必須持有商品銷售小票，同時還需要門店的所在柜組負責(zé)人確認商品之后辦理商品的退換貨作業(yè)，以避免商品的退換貨錯誤。
9、盜竊行為
顧客圖小利，調(diào)換價格不同的商品外包裝，就會使價格高的商品的 庫存 虛增，而價格低的商品的電腦 庫存 減少，進而導(dǎo)致商品 庫存 有誤，這種情況一般我們要求前臺的收款人員對于箱裝商品或者牙膏、禮盒等商品的內(nèi)外包裝進行確認，對于個別價格昂貴的商品采用單獨開票，單獨結(jié)算的方式進行，以避免商品的丟失和商品的包裝偷換。
10、 盤點失誤
盤點中將單品 庫存 漏盤或錯盤，致使單品賬面 庫存 與實際不符，這樣，商品繼續(xù)銷售就可能產(chǎn)生負 庫存 現(xiàn)象。所以，對于商品 庫存 信息調(diào)整類型單據(jù)需要進行二次的復(fù)核，在確認商品 庫存 信息的問題后進行調(diào)整。
■系統(tǒng)核算攤銷型
在日常的業(yè)務(wù)管理操作中，有一些業(yè)務(wù)規(guī)則和系統(tǒng)核算攤銷的方式也是導(dǎo)致商品系統(tǒng)負 庫存 出現(xiàn)的原因的來源，雖然這種情況通常不會影響到門店的正常營運和日常管理，但仍需要注意和防范。
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本文來源： 零售企業(yè)三大類負庫存原因分析
